Autoren: Arka Mallick und Yves Junker 

Die Zukunft der Projektakquise und Mitarbeiterauslastung: Wie KI Ihr Geschäft transformieren kann

Fragen Sie sich jemals, wie viel effektiver Ihr Unternehmen sein könnte, wenn Sie die endlosen Stunden der manuellen Projektsuche und das Durchforsten von Ausschreibungen hinter sich lassen könnten? Sind Sie es leid, wertvolle Ressourcen, Zeit und Geld für repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu verschwenden, die keinen direkten Mehrwert schaffen? Wie oft haben Sie sich gefragt, ob es nicht einen besseren Weg gibt, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter optimal zu nutzen und gleichzeitig die Effizienz Ihrer Projektakquise zu steigern? 

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Ihre Software kontinuierlich den gesamten Projektausschreibungsmarkt überwacht, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen. Eine Welt, in der relevante Projekte nicht mehr übersehen werden, weil das manuelle Durchsuchen diverser Projektportale der Vergangenheit angehört. Mit unserer Lösung können Sie nicht nur Ihre Ressourcen effizienter einsetzen, sondern auch die Qualität der Projektakquise und Mitarbeiterauslastung signifikant steigern. 

In einer Welt, in der die Anforderungen der Kunden ständig wechseln und Projekte immer kürzere Laufzeiten aufweisen, stehen Sie oder Ihr Unternehmen möglicherweise vor der Herausforderung, kontinuierlich nach neuen Projektmöglichkeiten Ausschau zu halten. Dies kann besonders für Freelancer, Beratungsfirmen und Unternehmen, die im Bereich des Body-Leasings tätig sind, eine gewaltige Aufgabe darstellen. 

Aus diesem Bedarf heraus haben wir eine Lösung entwickelt, die sämtliche manuellen Aspekte der Projektsuche für Berater und Freelancer automatisiert, und so eine signifikante Zeiteinsparung und eine Erhöhung der Reaktionsfähigkeit ermöglicht. Unsere fortschrittliche Software nutzt die Kraft der künstlichen Intelligenz, um automatisch neue Projektausschreibungen zu identifizieren und diese mittels eines proprietären KI-Skill-Matching-Algorithmus mit den Fähigkeiten potenzieller Projekt-Mitarbeiter abzugleichen. 

Willkommen in einer neuen Ära der Geschäftseffizienz, in der Ihre Unternehmensressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Impact haben. Willkommen in der praktischen Anwendung künstlicher Intelligenz!

Ausgangslage für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Beratungsbranche

Unsere Software wurde speziell für die Herausforderungen in der Beratungsbranche entwickelt. Teamleiter und Manager investieren viel Zeit, um das nächste Projekt für einen Mitarbeiter zu finden und eine kontinuierliche Projektzuweisung für das Team sicherzustellen. Unsere Software bietet eine effiziente Alternative zum aktiven Suchprozess nach geeigneten Projekten in einschlägigen Ausschreibungs-Portalen. Sie automatisiert diesen Prozess mithilfe modernster künstlicher Intelligenzwerkzeuge wie Large Language Models (LLM) und Natural Language Processing (NLP) in einer wiederverwendbaren und modularen Microservice-basierten Architektur. Das Ergebnis ist eine erhebliche Zeit- und Kosteneinsparung sowie eine verbesserte Projektzuweisung für die Teammitglieder. 

Motivation für die Implementierung von KI zur Prozessoptimierung

Die Anforderungen der Kunden sind häufig wechselnd und können eine gewisse Dynamik aufweisen. Dies kann dazu führen, dass auch Projekte kurze Laufzeiten haben. Bedingt durch diese Dynamik, muss kontinuierlich nach neuen Projektmöglichkeiten für Mitarbeiter in Beratungsunternehmen Ausschau gehalten werden. Ein Team-Manager wendet im Durchschnitt fünf Stunden pro Woche für solche Aktivitäten auf, während der Vertrieb üblicherweise deutlich mehr Zeit investiert. Dabei ist zu beachten, dass ein Großteil dieses Aufwands aus manuellen und sich wiederholenden Tätigkeiten besteht. Aus diesem Bedarf heraus wurde eine Prozessoptimierung mittels künstlicher Intelligenz angestrebt und eine Software entwickelt, die die manuellen Teile des Prozesses automatisiert und somit zur Einsparung von Zeit und zur Erhöhung der Reaktionsfähigkeit beiträgt. Sie sucht automatisch nach neuen Projektausschreibungen in spezifischen oder aggregierten Projektportalen mittels Webscraping und verfügt über einen proprietären KI-basierten Skill-Matching-Algorithmus. Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein automatischer Abgleich aller Projektausschreibungen, die für jedes Mitarbeiterprofil in Frage kommen. Einmal eingerichtet, kann unsere Software kontinuierlich den gesamten Projektausschreibungsmarkt überwachen. Im Vergleich dazu ist das sporadische manuelle Durchsuchen nicht nur zeitaufwendig, sondern kann auch dazu führen, dass relevante Ausschreibungen übersehen oder falsch eingeschätzt werden. 

Implementation der KI-Software zur Prozessoptimierung

Unsere Software besteht aus verschiedenen Schlüsselkomponenten, die zusammen eine innovative Lösung für die Herausforderungen in der Beratungsbranche bieten: den intelligenten Webcrawler, den Skill-Extractor, das Skill-Matching-Empfehlungssystem und den Alert-Generator. 

Der Intelligente WebCrawler: Diese Komponente, basierend auf einem leistungsstarken Large Language Model (LLM), durchsucht spezifische oder aggregierte Projektportale, um für uns bzw. unsere Mitarbeitenden relevante Ausschreibungen zu finden.  

• 1. Datenbeschaffung und Vorverarbeitung:
  a. Eingabe: Wir verwenden die Python-basierte Bibliothek Scrapy, um die Ausschreibungen für jedes potenzielle Projektportal zu durchsuchen. 
  b. Verarbeitung: Bevor das LLM (Sprachmodell von OpenAI) ins Spiel kommt, führt das Programm eine anfängliche Datenbereinigung durch, wie das Entfernen von HTML-Tags, die Standardisierung der Textformatierung und das Extrahieren relevanter Abschnitte aus den Webseiten sowie die Navigation zu mehreren Seiten, falls zutreffend. 
  
  
• 2. Datenstrukturierung mit OpenAI’s LLM:
  a. Eingabe für LLM: Die vorverarbeiteten Textdaten aus dem vorherigen Schritt, die in Form von Absätzen oder unstrukturiertem Text vorliegen, werden in das LLM-Modul eingegeben. 
  b. Verarbeitung mit LLM: Das LLM analysiert und strukturiert diese Textdaten in spezifische Kategorien oder Abschnitte, die in Projektausschreibungen häufig vorkommen, wie z. B. Stellenbezeichnung, Stellenbeschreibung, erforderliche Fähigkeiten. 
  c. Ausgabe aus dem LLM unter Verwendung instruktiver Sprache: Das LLM gibt strukturierte Textdaten aus, die in diese klaren Abschnitte unterteilt sind, um die Arbeit der nächsten Komponente zu erleichtern. Wir setzen hier unser Fachwissen im Bereich der Prompt-Engineering ein, um dem LLM klare Richtlinien in instruktiver Sprache zu geben, wie die Ausgabe generiert und verarbeitet werden soll. Basierend auf der Aufforderung nutzt das LLM seine generativen KI-Fähigkeiten, um die gewünschte Textausgabe bereitzustellen. 

Der Skill-Extractor: Der Skill-Extractor analysiert die Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeitenden und speist diese Informationen in unser eigenes Skill-Matching-Empfehlungssystem ein. Um unseren proprietäreren Algorithmus zu verfeinern, identifizieren wir verschiedene Metadaten und weitere Informationen der Mitarbeitenden, die unserem Skill-Matching-Algorithmus helfen. Diese werden in diesem Schritt verarbeitet. 

Das Skill-Matching-Empfehlungssystem: Diese Komponente ist das Herzstück unserer Software. Sie verarbeitet die extrahierten Mitarbeiterinformationen und die verfügbaren offenen Projektausschreibungen. Hierbei nutzen wir sowohl statistische als auch LLM-basierte Algorithmen, um die passenden Mitarbeiter für jede Ausschreibung zu finden. Wir verwenden statistische Ähnlichkeitswerte, um vollständige Nichtübereinstimmungen mithilfe von feinabgestimmten Natural Language Processing (NLP)-Modellen auszuschließen. Zudem setzen wir auf “Prompt Engineering”, um die gewünschten Empfehlungen für Übereinstimmungen und Nicht-Übereinstimmungen zu erhalten. 

Der Alert-Generator: Für jedes Mitarbeiterprofil werden die passenden Ausschreibungen ausgewählt und als Empfehlungen zusammengestellt. Diese Empfehlungen werden dann in Form von Benachrichtigungen versendet.  

UI: Unsere benutzerfreundliche Benutzeroberfläche ermöglicht eine einfache Anpassung der Benachrichtigungseinstellungen, wie neue Benachrichtigungen stellen oder die Häufigkeit der Benachrichtigungen (täglich, alle zwei Tage, wöchentlich usw.) 

AWS: Die Software ist derzeit als Docker-Container verpackt und auf einem AWS-Server gehostet, wodurch sie problemlos für eine Vielzahl von Personen zugänglich ist. 

Positive Auswirkungen durch KI in Beratungsunternehmen

• Kostenoptimierung
  Die Implementierung unserer Software und damit die Nutzung von künstlicher Intelligenz zur Prozessoptimierung führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz, als auch zu einer nachhaltigen Kostenoptimierung. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz werden wiederholende manuelle Prozesse eliminiert, was zu einer drastischen Reduzierung der operativen Ausgaben führt. Gleichzeitig ermöglicht die Automatisierung der Ausschreibungsanalyse und das Skill-Matching eine effizientere Ressourcennutzung, was sich mittel- und langfristig positiv auf die langfristigen die Ausgaben auswirkt. 

• Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
  Ein wichtiger Aspekt unserer Software ist die signifikante Zeitersparnis, die sich aus der Automatisierung der Ausschreibungssuche und dem KI-Skill-Matching ergibt. Im herkömmlichen Arbeitsablauf verbringen Mitarbeiter einen beträchtlichen Teil ihres Arbeitstages damit, Ausschreibungen manuell zu durchsuchen, um potenzielle Übereinstimmungen mit unseren Profilen zu identifizieren. Die Suche war sowohl sporadisch als auch äußerst zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler und unvollständige Abdeckung des verfügbaren Datenpools. Unsere Software ersetzt diesen manuellen Prozess durch eine hochpräzise und effiziente Automatisierung. Jetzt erfordert der automatisierte Prozess nur noch wenige Minuten, um den gesamten Datenpool abzudecken. 

Fazit: Künstliche Intelligenz steigert die Effizienz und senkt die Kosten in Beratungsunternehmen

Die Einführung von Künstlicher Intelligenz in der Prozessoptimierung hat sich als transformative Kraft erwiesen. Mit unserer Software konnten wir Herausforderungen in der Beratungsbranche effektiv angehen und einen Mehrwert für unser Unternehmen schaffen. Die Implementierung dieser Software führte zu einer erheblichen Kostenoptimierung. Die Kosten wurden spürbar reduziert, da die künstliche Intelligenz wiederholende manuelle Prozesse eliminierte und die Ressourcennutzung optimierte. Dadurch konnte die Effizienz gesteigert werden.  

Diese Erfahrung zeigt, dass Künstliche Intelligenz (KI) ein vielversprechendes Werkzeug zur Prozessoptimierung ist und den Geschäftsbetrieb nachhaltig verbessern kann. Die Ergebnisse legen den Grundstein für zukünftige Innovationen und die Anwendung von KI in verschiedenen Geschäftsbereichen. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ergeben sich Möglichkeiten, personelle Ressourcen zu schonen, bestehende Prozesse zu optimieren und neue Wege zur proaktiven Identifizierung potenzieller Talente zu erschließen. Die Verwendung von Künstlicher Intelligenz reduziert den Zeitaufwand und ist ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen, die eine effiziente und zukunftsorientierte Zukunft anstreben. 

Möchten Sie weitere Informationen zur internen Prozess- und Kostenoptimierung mit KI am Beispiel einer Ressource–Planning–Software?

Wir helfen Ihnen gern auf dem Weg zur Optimierung Ihrer Prozesse mittels Künstlicher Intelligenz weiter. Nehmen Sie Kontakt zu unseren Experten auf!