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Remote und agil arbeiten

Remote arbeiten war niemals wichtiger

In Zeiten, in denen ganz Deutschland im Homeoffice arbeitet, sind die Themen “Remote Work” und die agile Transformation so populär wie nie. Doch schon vor der Krise hat sich ortsunabhängiges Arbeiten zum Trendthema der Zukunft entwickelt. Meetings mit Kolleg:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen werden virtuell über Video- und Telefonkonferenzen abgehalten, Arbeitsaufgaben werden komplett online erledigt und der Arbeitsort kann flexibel gewählt werden. Remote arbeiten birgt somit viele Potentiale.

Doch je mehr Teilnehmer:innen sich in einem virtuellen Meetingraum befinden, desto komplexer und aufwendiger wird die Organisation. Aus diesem Grund sind die Basics für remote Zusammenarbeit von zentraler Bedeutung, wenn es um skaliert agiles Arbeiten geht.

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Tipps und Tools für effektive remote Meetings!

Egal ob Scrum, Kanban oder SAFe: Das sollten Sie bei remote Meetings immer beachten

Häufig merken wir, dass es an der ein oder anderen Stelle Verzögerungen oder Störungen gibt, wenn ein Meeting remote stattfindet. Um die Effizienz der Interaktion zu maximieren, ist es wichtig, dass jede:r Teilnehmer:in grundlegende Regeln beachtet und gut vorbereitet ist.

6 grundlegende Tipps für eine effektive remote Zusammenarbeit:

Pünktlich sein

Am besten einige Minuten früher in die Meetings kommen, damit genügend Zeit ist, um sich einzurichten

Vorbereitung

Vor dem Start sicherstellen, dass keine technischen Schwierigkeiten bestehen

Kamera an

Kamera einschalten (wenn technisch möglich), um die Zusammenarbeit und das Teamgefühl zu verbessern

Aufmerksamkeit

Aufmerksam sein: So sorgen Sie für ein produktives Meeting und vermitteln gegenseitigen Respekt

Mikro aus

Das Mikrofon auf Stumm schalten, wenn nicht geredet wird, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden

Pausen

Feste Pausen einplanen: Als Maßgabe gilt, alle 1,5 Stunden eine Pause von mindestens 15 Minuten zu integrieren

Darüber hinaus sind die richtige Vorbereitung und Organisation des Meetings von großer Bedeutung. Doch was genau ist dabei zu beachten?

Best Practices für die Vorbereitung & Organisation

Der:die Moderator:in des Online Meetings ist für eine strukturierte Abfolge zuständig. Um dies sicherzustellen, ist eine Agenda zu definieren. Dabei sollte der:die Moderator:in auf ein realistisches Timeboxing achten, Fokuspunkte für verschiedene Themen setzen und eingeplante Pausen sichtbar machen.

Schon in der Vorbereitungsphase ist es wichtig, den Ablauf und den Status Quo transparent abzubilden, damit auch Meeting-Teilnehmer:innen sich entsprechend vorbereiten können und über deren Rolle im Meeting Bescheid wissen.

Bei größeren Meetings mit verschiedenen Teams ist es außerdem ratsam, einen Testlauf durchzuführen und einen Facilitator zu benennen, der sich mit den genutzten Tools auskennt. In diesem Schritt sollte auch sichergestellt werden, dass alle Mitglieder:innen Zugriff auf die Tools haben und damit vertraut sind. Ist dies nicht der Fall, kann im Voraus eine kurze individuelle Einführung gemacht werden. Doch welche Tools können für die Kommunikation genutzt werden?

Die besten Tools für Ihre Kommunikation

Meist nutzt Ihr Unternehmen schon ein Tool für die interne und externe Kommunikation und Kollaboration (z.B. Skype for Business oder WebEx). Statt sich eine neue (häufig kostspielige) Konferenz- und Chat-Software anzuschaffen, sollte sich mit der Effizienz und Funktionalität der vorhandenen Tools auseinandergesetzt werden. Hat das Tool noch nicht alle benötigten Funktionen, können je nach individuellem Bedarf weitere Tools eingesetzt werden. Gerne stehen wir hierfür beratend zur Seite.

Ist die Vorbereitung abgeschlossen, können sich die Teilnehmer:innen nun auf das bevorstehende Meeting freuen – denn sie wissen genau, was sie erwartet. Aber was gibt es während des Meetings zu beachten?

 

Klingt spannend?

Unsere Expert:innen beantworten gerne Ihre Fragen!

5G und Wifi6

WLAN-Netze bis einschließlich Wifi6 und Campus-Netze (4G und 5G) dienen alle der drahtlosen Funk-Versorgung von privaten Arealen, die sich gegenseitig ergänzen. Wann immer es um die Vernetzung für die Bürokommunikation geht, ist ein WLAN-Netz das Netz der Wahl. Praktisch alle im Büroumfeld relevanten Endgeräte verfügen über einen WLAN-Zugang und können so einfach und effizient versorgt werden.

Wenn die Ansprüche an Funkversorgung steigen, z.B. wenn es in der Produktion oder für die Logistik um die Robustheit der Funkverbindung, garantierte Antwortzeiten oder die Versorgung von ganzen Firmengeländen indoor und outdoor geht, dann sind 5G Campusnetze die richtige Lösung.

Beide Netze – WLAN und Campus – können natürlich auch miteinander kombiniert werden, um eine umfassende Lösung für alle Kommunikationsanforderungen bereit zu stellen.

Wie sicher ist 5G?

Eine wichtige Frage bei der Einführung von neuen Zukunftstechnologien ist die Sicherheit für die Nutzer:innen. Mit der Einführung von optimierten Sicherheitsvorkehrungen ist die Nutzung eines 5G Netzes sicherer und zuverlässiger im Vergleich zu den Vorgängern.

Verschlüsselte Übertragung der Langzeitidentität (IMSI) der Teilnehmer:innen

  • Dient dem erhöhten Schutz von sensiblen Daten.

Getrennte Sicherung von 5G-Komponenten mit kryptografischen Lösungen

  • Bei Ausfall einer Komponente ist der Schutz der anderen dennoch gewährleistet.

Authentication Confirmation (AC)

  • Ein sicheres Roaming durch Verifizierung der Identität des Geräts durch den heimischen Betreiber:innen bei Einwahl in ein neues Netzwerk ist gewährleistet.

Besonders mit diesen drei Komponenten bietet die 5G Technologie einen umfangreichen Sicherheitsstandard. Somit ist ein 5G Netz eine sinnvolle und zukunftsweisende Investition für jedes Unternehmen. Doch wie lässt sich ein 5G Netz integrieren, damit die Vorteile genutzt werden? Und was genau ist ein Campusnetz?

Was ist ein 5G Campusnetz?

Ein Campusnetz ist ein privates Mobilfunknetz, das ein privates Gelände – den Campus – mit Mobilfunkleistungen für die Nutzer des Campus versorgt.

Es gibt verschiedene Varianten, ein Campusnetz aufzubauen:

  • Nutzung des öffentlichen Netzes für das Unternehmen, indem ein „Scheibchen“ (Slice) des öffentlichen Netzes hierfür exklusiv gemietet wird
  • Aufbau eines eigenen privaten Netzes auf dem Firmengelände
  • Kombination aus beidem

Das Besondere bei einer Kombination ist, dass es sich um eine gemeinsame Infrastruktur handelt, die dem Unternehmen zur Verfügung steht und gleichzeitig über zwei Funknetze verfügt. Zum einen das allgemeine öffentliche Netz und zusätzlich ein privates Netz, welches für spezifische Anwendungsszenarien genutzt werden kann.

Je nach Anwendungsfall des Unternehmens lässt sich die passende Variante für den Aufbau des Campusnetzes auswählen. Diese Flexibilität ermöglicht es, ein auf Ihre Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes Campusnetz zu konzipieren und etablieren. Doch worin bestehen die Vorteile eines Campusnetzes?

Die Vorteile von 5g

1. Extrem niedrige Verzögerung durch 5G Mobilfunknetz

Bei einem Campusnetz sind alle relevanten Bausteine des Netzes vor Ort auf dem Campus angesiedelt und nicht bundesweit verteilt. Die Daten haben so kurze Wege und dies führt zu den sehr niedrigen Verzögerungszeiten. Durch diese geringe Verzögerung ist neben einer vorausschauenden Wartung auch eine schnelle Reaktion bei Auffälligkeiten möglich. Vorteile zeigen sich auch bei der Fernsteuerung von Maschinen und Anlagen.

2. Zuverlässigkeit mit 5G bei den Verzögerungen

In modernen Produktionsumgebungen wächst die Anzahl der intelligenten Maschinen und Werkzeuge stetig. Die immer engere Verzahnung dieser Maschinen in den Produktionsprozessen erfordert, dass die Maschinen auf dem Campus miteinander interagieren.

Und egal ob gerade viele oder wenige Daten übertragen werden, bestimmte Daten müssen garantiert innerhalb einer maximalen Zeitspanne ankommen, z.B. überall dort, wo größere Verzögerungen Gefahren für Mensch und Maschine bergen. Mit Hilfe von 5G ist eine Konnektivität durch eine stabile Verbindung gewährleistet.

3. Enorm gesteigerte Kapazität mit 5G Technologie

Durch ein Campusnetz wird zudem eine steigende Anzahl von vernetzten Maschinen und Anwendungen unterstützt. Das ermöglicht den Einsatz von deutlich mehr Sensoren und so können viel mehr Daten gewonnen werden. Damit werden moderne Methoden wie z.B. Digital Twins überhaupt erst möglich.

4. Hohe Zuverlässigkeit von 5G auch bei kritischen Anwendungen

Die Sicherheit spielt bei Anwendungen immer eine entscheidende Rolle und kann oftmals zu Problemen führen. Ein Campusnetz verspricht durch die Trennung vom öffentlichen Netz und einer Datenübertragung über das private Netz, eine deutliche Verbesserung in diesem Bereich. Daten auf dem Gelände der Firma können so besser gegen unbefugten Zugriff von außen geschützt werden.

5. 5G bietet hohe Bandbreite

Die hohe Bandbreite der 5G Technologie bietet mit einer mehr als 10-mal schnelleren Datenrate einen weiteren Vorteil für Unternehmen, im Vergleich zur aktuellen 4G-LTE-Technologie. Sie ermöglicht den Einsatz von bandbreiten-hungrigen Anwendungen wie z.B. Augmented Reality/Mixed Reality in der Montage und der Wartung.

6. Wir sind noch am Anfang vom 5G Mobilfunkstandard

Die Entwicklung von 5G ist noch lange nicht abgeschlossen und die Liste der Vorteile wird noch wachsen. So werden beispielsweise immer mehr Funktionen, die heute spezialisierte Netze realisieren – wie z.B. die genaue Lokalisierung – in naher Zukunft auch von 5G-Netzen bereitgestellt werden.

Wie wird also die Zukunft mit 5G aussehen?

Zukunftsaussicht von 5G

5G bedeutet Fortschritt und Optimierung. Nicht nur produktionsbezogen, sondern auch in Bezug auf Dienstleistungen und Betriebsmodellen. So ist 5G viel mehr als nur ein neuer Mobilfunkstandard. Es wird deutlich, wieviel Potenzial und Vorteile in der Nutzung von 5G steckt und dass hier ein wichtiger Meilenstein für eine erfolgreiche Digitalisierung von Unternehmen gesetzt wird.

Innovative Wege und heute noch unbekannte Wachstumsmöglichkeiten ergeben sich durch die 5G Revolution. Wir stehen heute erst ganz am Anfang dieser neuen Möglichkeiten und werden in den nächsten Jahren lernen, welche weiteren Wege wir mit dem Einsatz von 5G gehen können.

Kontakt

Sie möchten mehr über das Thema erfahren oder sind an einer Integration eines 5G Campusnetzes interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Machen auch Sie sich alle Vorteile von 5G zu Nutzen und lassen sich von unserem Expert:innenteam beraten.

 

Die besten Tools für Ihre Kommunikation

Meist nutzt Ihr Unternehmen schon ein Tool für die interne und externe Kommunikation und Kollaboration (z.B. Skype for Business oder WebEx). Statt sich eine neue (häufig kostspielige) Konferenz- und Chat-Software anzuschaffen, sollte sich mit der Effizienz und Funktionalität der vorhandenen Tools auseinandergesetzt werden. Hat das Tool noch nicht alle benötigten Funktionen, können je nach individuellem Bedarf weitere Tools eingesetzt werden. Gerne stehen wir hierfür beratend zur Seite.

Ist die Vorbereitung abgeschlossen, können sich die Teilnehmer:innen nun auf das bevorstehende Meeting freuen – denn sie wissen genau, was sie erwartet. Aber was gibt es während des Meetings zu beachten?

Best Practices für den Verlauf des remote Meetings

Um ein angenehmes Arbeitsklima zu erzeugen, sollte der:die Moderator:in die ersten Minuten des Meetings für Smalltalk einplanen. Dies gibt den Teilnehmer:innen die Möglichkeit sich einzufinden und zu sortieren.

Sobald sich alle Teilnehmer:innen im virtuellen Meetingraum befinden, kann das Meeting starten: Als Einstieg sollte der:die Moderator:in die Agenda kurz erläutern sowie Zielsetzung und gewünschte Ergebnisse darlegen. Um das Timeboxing einzuhalten, helfen Tools mit Online Timer (z.B. Cuckoo).

Erfolgskriterien und Tools für ein produktives remote Meeting

  1. Präsentiert ein:e Teilnehmer:in seine Arbeitsergebnisse, sollte dieser seinen Bildschirm teilen und die Kamera anschalten. So können die anderen Teilnehmer:innen dem:der Präsentierenden besser folgen, sowie Gestik und Mimik nachvollziehen.
  2. Sind bestimmte Punkte unklar oder kommen während einer Präsentation Fragen auf, sollten diese im Chat oder am Ende der Präsentation gestellt werden. Vermeiden Sie Unterbrechungen, während ein Meeting-Mitglied seine Ergebnisse präsentiert.
  3. Bei Retrospektiven moderiert und protokolliert der:die Moderator:in das Feedback und die Verbesserungsvorschläge des Teams. Hierfür gibt es verschiedene Tools, die insbesondere bei virtuellen Meetings eine große Hilfe sind (z.B. mentimeter, surveymonkey oder funretro).
  4. Alle im Meeting getroffenen Verbesserungsmaßnahmen und Entscheidungen sollten online dokumentiert und für alle Betroffenen per Link verfügbar gemacht werden. Dadurch werden Ergebnisse und nächste Schritte jederzeit sichtbar und nachvollziehbar.

Doch wie funktioniert eine Online-Dokumentation von Arbeitsergebnissen?

Reibungslose Dokumentation für Remote Meetings

Auch hierfür gibt es spezielle Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtert und einer übersichtlichen und strukturierten Dokumentation von Arbeitsschritten und -ergebnissen dient. Hier ein kleiner Auszug gängiger Tools:

Unser Fazit: Remote Arbeiten

Ob Sie PI Plannings organisieren, Workshops durchführen oder Sprint-Meetings planen – bei einer remote Durchführung ist eine disziplinierte und organisierte Zusammenarbeit gefragt.

Es ist allerdings ganz normal, falls die ersten virtuellen Meetings noch nicht reibungslos verlaufen. Wenn Sie jedoch die grundlegenden Regeln befolgen, sich gut vorbereiten und die vorgestellten Tools zur Hilfe nehmen, werden Sie schnell einen gemeinsamen Erfolg feiern!

Kontakt

Bei Fragen zur agilen Transformation oder Anwendung der passenden Tools oder allgemein zur remote Zusammenarbeit, kontaktieren Sie uns gerne!

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